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Ob ein System überlebensfähig ist oder nicht, liegt vor allem an der Art der Kommunikation zwischen seinen Teilen.

Frederic Vester

Erfolgreich Mitarbeitergespräche führen

Wie häufig führen Sie strukturierte Mitarbeitergespräche durch?

In Studien wurde festgestellt, dass nur etwa 30% der Vorgesetzten in deutschen Unternehmen regelmäßig Mitarbeitergespräche durchführen. In skandinavischen Ländern z.B. finden Gespräche zwischen Führungskräften und Mitarbeitern doppelt so häufig statt.

Dieser Artikel klärt:

  • Was sind Mitarbeitergespräche?
  • Welchen Nutzen haben Mitarbeitergespräche?
  • Wie werden Mitarbeitergespräche durchgeführt?
  • Was kann Mitarbeitergespräche stören?

Was sind Mitarbeitergespräche?

Das Mitarbeitergespräch als Führungsinstrument ist ein wichtiges Element der Personalführung. Es ist ein strukturiertes Vier-Augen-Gespräch, das dem regelmäßgen Austausch zwischen Führungskraft und Mitarbeiter dient; im Gegensatz zu normalen Gesprächen, die oft aus tagesaktuellem Anlass erfolgen. Mitarbeitergespräche unterstützen die Entwicklung der Mitarbeiter und Führungskräfte gleichermaßen. Wichtige Schritte dabei sind „Bilanz zu ziehen“ über Zusammenarbeit und Arbeitsergebnisse sowie „Zukunft zu planen“.

Manche Firmen trennen ein Leistungsbeurteilungsgespräch zeitlich vom Mitarbeitergespräch, um das für letzteres notwendige Vertrauen nicht zu stören. Dieses Verfahren ist aufweniger, kommt aber der Verbesserung der Zusammenarbeit und der persönlichen Weiterentwicklung von Führungskraft und Mitarbeiter zu Gute – was letztendlich den Aufwand rechtfertigt.

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Vorteile von Mitarbeitergesprächen

Mitarbeitergespräche helfen Informationsaustausch, Kommunikation und Kooperation zwischen Führungskräften und Mitarbeitern zu verbessern. Beide Seiten können sich ein Bild von den an sie gehegten Erwartungen machen. Über gegenseitiges Feedback erfahren sie, wie sie wahrgenommen werden und wie ihr Verhalten gewertet wird. Dieses Fremdbild können sie mit dem Selbstbild abgleichen und im Abweichungsfalle Auftreten und Verhalten überdenken und anpassen.

Der Mitarbeiter erhält klare Aussagen über seine Stärken und Schwächen, erarbeitet gemeinsam mit dem Vorgesetzten Verbesserungsmöglichkeiten und vereinbart mit ihm Ziele.

Die Führungskraft kann die Entwicklung der Mitarbeiter kontinuierlich begleiten und deren Potenziale im beiderseitigen Interesse ausschöpfen. Werden diese Gespräche partnerschaftlich geführt, stärken sie Selbstständigkeit und Eigenverantwortung der Mitarbeiter. Die Führungskraft erhält darüber hinaus Rückmeldung für das eigene Führungsverhalten.

Das Unternehmen profitiert von der Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen Führungskräften und Mitarbeitern, der Verbesserung des Betriebsklimas und der Leistung.

Bereiten Sie das Mitarbeitergespräch vor

Sinnvoll ist es, bei der Einführung von Mitarbeitergesprächen alle Mitarbeiter und Führungskräfte vor dem ersten Gespräch einer Schulung zu unterziehen.

Empfehlenswert ist ein Gespräch pro Jahr – bei Bedarf aber auch eine höhere Frequenz. Um möglichst effiziente Mitarbeitergespräche zu führen, sollten Führungskraft und Mitarbeiter sich auf das Gespräch gründlich vorbereiten. Es empfiehlt sich dafür ein unternehmensweit standardisierter Vorbereitungsbogen. Um Zeit für die Vorbereitung zu haben, ist der Termin rechtzeitig zu vereinbaren.

So führen Sie das Mitarbeitergespräch durch

Im Mitarbeitergespräch stehen die Bereiche Zusammenarbeit und Führung, dienstliche Verwendbarkeit, Arbeitsbedingungen und berufliche Perspektiven im Mittelpunkt. Angeknüpft wird im Gespräch an das letzte Mitarbeitergespräch, an die dort gesetzten Ziele und festgelegten Schritte, um die Ziele zu erreichen. Die erzielten Ergebnisse werden aufgezeigt und noch bestehende Lücken aufgedeckt. Mitarbeiter erhalten eine Rückmeldung über die beobachteten Leistungsstärken und -schwächen, Vorgesetzte erhalten eine Rückmeldung über das wahrgenommene Führungsverhalten und die Zusammenarbeit.

Neben dem Austausch von Sachinformationen, muss Raum sein für Rückfragen, Erläuterungen, Erfahrungen, persönliche Sichtweisen und kritische Reflektionen. Wichtig ist das ehrliche Feedback des Gegenübers, um sich selbst im Abgleich zwischen Selbst- und Fremdbild über die Auswirkung und Beurteilung des eigenen Verhaltens klar zu werden. Das setzt ein persönliches, vertrauensvolles und vertrauliches Gespräch mit wechselseitiger Rückmeldung über erlebtes und erwünschtes Verhalten mit einer Diskussion der jeweiligen Zielvorstellungen voraus.

Im Anschluss werden neue Ziele vereinbart und Verbesserungsmöglichkeiten gesucht. Wünsche der Mitarbeiter für ihre zukünftige Verwendung und ihre Fortbildung sollten berücksichtigt werden.

Bereiten Sie das Mitarbeitergespräch nach

Die Nachbereitung des Gesprächs dient der Vertiefung der gewonnenen Erkenntnisse und der Vorbereitung des folgenden Mitarbeitergesprächs. Ergebnisse sollten in einem Protokoll zusammengefasst und von beiden Seiten unterschrieben werden. Die Gespräche sind von beiden Seiten vertraulich zu behandeln. Lediglich Verwendungs- und Fortbildungswünsche sollten der Personalabteilung mitgeteilt werden. Unterlagen über Mitarbeitergespräche sind beim nächsten Gespräch, spätestens aber bei Verlassen des Unternehmens zu vernichten.

Vermeiden Sie Störungen beim Mitarbeitergespräch

Der Erfolg eines Mitarbeitergesprächs wird gefährdet, wenn störende Situationen und störendes Verhalten nicht vermieden werden.

Störende Situationen beim Mitarbeitergespräch

  • ungünstiger Termin (z.B. direkt nach dem Gespräch muss der Mitarbeiter einen Vortrag halten)
  • ungünstige Raumverhältnisse (z.B. durch Glasscheiben einsehbares Büro)
  • Anwesenheit anderer Personen (z.B. Gespräch in der Bibliothek oder im Großraumbüro)
  • Gespräch auf dem Gang oder zwischen Tür und Angel
  • Unterbrechungen durch Telefonanrufe (z.B. Mitarbeiter hat Bereitschaftsdienst)
  • Zeitdruck
  • unangenehme Sitzposition (z.B. frontal gegenüber am Schreibtisch des Vorgesetzten)

Störendes Verhalten beim Mitarbeitergespräch

  • auf die Uhr schauen
  • mit Kugelschreiber spielen
  • mit akustischem Signal eingehende eMails
  • kein Blickkontakt
  • nachforschen, nachbohren („Sie müssen mir das schon genau sagen!“)
  • Unterschriftenmappe durchblättern
  • Fragen ausweichen
  • um den heißen Brei reden
  • ablehnende Mimik und Gestik
  • über eigene Probleme jammern („Führen ist heute auch kein Zuckerschlecken. Mein Chef informiert mich auch nicht.“).
  • besserwisserisch sein
  • verharmlosen („Das ist doch kein Problem! Das ist doch ganz einfach!“)
  • trösten („Nichts wird so heiß gegessen, wie es gekocht wird.“)

In Coachings und in Seminaren widmen wir uns bei Bedarf diesem Thema. Suchen Sie selbst nach Lösungen für Probleme, können wir uns gerne einmal über Möglichkeiten für Sie oder Ihr Unternehmen unterhalten. Schreiben Sie mir eine eMail oder rufen Sie mich an.

Ihr Jörg Kopp

 

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      © Dr. Jörg Kopp, Wiehl | Tel. 0 22 62 / 75 10 86 | www.dr-kopp.com